• GTD: David Allen, 3 maanden later

    Begin mei liet ik hier vallen dat ik mij zou verdiepen in GTD (David Allen, getting things done). Ik las het boek, volgde de cursus bij Yves en Bernard, en trok mijn eerste conclusies (werkpunten voor mezelf).

    Naast de methode van GTD, heb ik mij op aanraden van bovenstaande heren ook verdiept in de Pomodoro Technique en ben ik ook “The 7 habits of Highly Effective People” van Covey gaan lezen. Ze zijn voor mij alle drie al zeer waardevol geweest, en verdienen ook elk een aparte post. Over GTD heb ik hier al vaker geblogd, dus laat ik daar met beginnen.

    Read more

  • GTD: fouten scouten

    Morgen volg ik de GettingThingsDone-cursus. Ondertussen heb ik ook het boek bijna uitgelezen. Er staat uitdrukkelijk in vermeld dat je alles gelezen moet hebben, alvorens van start te gaan. Ondertussen heb ik wel al een paar pijnpunten gevonden in mijn manier van werken die ik na de GTD-cursus zeker wil veranderen:

    • Een archiefsysteem opzetten (vandaag ligt dat bij mijn schoolgerief).
    • Een aparte ruimte voor schoolgerief voorzien.
    • Al mijn boeken eens bijelkaar zoeken en samen zetten .
    • Mijn eigen werkruimte herbekijken.
    • Al het materiaal waar ik ooit iets mee wou doen, en ergens in huis gedumpt heb (op tafel, in de kast, in bakken…), verzamelen en een correcte plaats geven (prullenbak, boekenrek, archief, schoolgerief…).
    • Geen to-do items van 1 regel meer opschrijven die eigenlijk bestaan uit meerdere en verschillende actiepunten.
    • Nadenken over welk systeem (elektronisch, papier, bureaumateriaal) ik ga gebruiken om alles te managen.
    • Mijn mailbox herinrichten.

    Met die inzichten (er kunnen er nog bijkomen) begin ik morgen aan de cursus.

    De opruimactie die ik in mijn hoofd wou doorvoeren, gaat dus ook materiele consequenties hebben. Zo zal één en ander ook eindelijk eens opgeruimd geraken. Kijk, daar moet je nu boeken voor lezen zie.

  • GTD: het bezige brein

    De laatste maanden heb ik de indruk dat ik steeds minder gedaan krijg, zowel privé als professioneel. Vorig jaar was dat minder het geval, maar het was ook een ander jaar. Op school geef ik meer vakken dit academiejaar aan meer groepen en mijn studentenpopulatie is minstens verdubbeld. De laatste maanden heeft u hier al mijn bedenkingen kunnen lezen over hoe ik anders wil omgaan met e-mail en web2.0 applicaties. Maar dat is niet voldoende. Tijd om getting things done (David Allen) te lezen en te implementeren in mijn dagelijks bestaan.

    Allen geeft in zijn boek een aantal oorzaken waarom we niets meer gedaan krijgen: werk heeft geen duidelijke grenzen meer en de inhoud van onze functies verandert voortdurend. Daarbij stelt hij vast dat organisaties constant lijken te veranderen, maar ook de gemiddelde professional blijft niet lang met hetzelfde bezig.

    Nieuwe en meer complexere tijden dus. Waar ik zelf al veel over nagedacht heb is het volgende:”Noch het reguliere onderwijs, noch de traditionele methoden voor tijdsmanagement, noch de overvloed aan hulpmiddelen voor planning, zoals digitale agenda’s, pda’s etc., stellen ons in staat om te voldoen aan de nieuwe eisen die aan ons worden gesteld. Ze kunnen onvoldoende inspelen op de snelheid, complexiteit en de veranderende prioriteiten op het werk.” Onze beschikbare tijd vertrouwen we toe aan een agenda, bij de invulling van onze tijd maken we lijstjes op om prioriteiten te stellen. Als ik nadenk over mijn eigen agenda en lijstjes, dan moet ik inderdaad vaststellen dat ze wel helpen, maar toch blijven er veel niet-afgehandelde zaken hangen. Read more

  • GTD: het emailmonster (2)

    Gisteren kwam ik na een werkdag thuis en vond geen enkel mailtje in mijn inbox (alleen diegenen die ik via Google Apps draai). Na mijn vorige post hoor ik u al zeggen “wees blij”, maar ik dacht direct “er klopt iets niet”.

    In de Spam box zaten 22.000 mailtjes (ik krijg er ongeveer 1000 per dag binnen). Die allemaal doorlopen was onbegonnen werk, maar ik wou toch de laatste 1000 eens bekijken. Uit die selectie heb ik vervolgens 7 mailtjes gehaald die geen spam waren. Of hoe mijn mailprogramma plots echt een emailmonster werd.

    Er zaten tussen die 7 mailtjes ondermeer 2 nieuwsbrieven en 3 blogcomment-mailtjes, dus dat was niet zo erg. Maar er zaten ook 2 gewone mailtjes tussen van mensen die een antwoord verwachten. Als ik naar iemand een mail stuur en ik krijg geen antwoord, dan vind ik dat vaak ambetant. Ik wil niet weten eigenlijk hoeveel mensen ik geen antwoord gegeven heb.

    Bij verdere analyse van mijn spammail heb ik vastgesteld dat de meeste van die mailtjes toekomen op mailadressen die niet bestaan (bijvoorbeeld dskjdsjsjkds@mijndomeinnaam.be). Dat komt omdat ik de catch-all optie ingesteld had.

    Catchall

    Instelling verandert dan maar. Vanaf vandaag zullen alle mailtje die gericht zijn naar niet-bestaande adressen niet langer opgevangen worden. Dit zou het aantal spammails zwaar moeten verminderen en mij de mogelijkheid geven om deze allemaal voor een testperiode te overlopen.

    Een foutmarge van 0,7% voor email vind ik te groot. Naast temmen, moet ik het monster nu blijkbaar ook dringend beginnen controleren.

  • GTD: het emailmonster (1)

    Of ik er nu met collega’s, studenten of vrienden over praat, iedereen lijkt het te bevestigen: email is een productiviteitkiller. Dat gegeven staat ook bijna dagelijks in de gazetten of wordt ondersteund door de zoveelste studie. En dan vraag ik mij af: waarom doen wij er niets aan?

    Als ik mijn eigen situatie overloop, moet ik een duidelijk onderscheid maken tussen mijn privémail en mijn schoolmail.

    Mijn privémail:

    Ik gebruik meerdere mailadressen. Die adressen managen is op zich geen probleem. Ik werk intensief met de Google Apps (Business Standard Edition, oorspronkelijk Gmail for my domein), waardoor ik bijvoorbeeld al mijn eigen domeinnamen kan gebruiken, maar ook kan profiteren van alle Google webmail functionaliteiten en ook een klassiek emailprogramma (Thunderbird) kan inzetten.

    Sinds ik kan internetten met mijn GSM, is mijn privémail checken (via Google webmail) zonder twijfel mijn meest uitgevoerde instructie op mijn telefoon. Mails beantwoorden via mijn mobiel, doe ik alleen in dringende gevallen. Mobiel privémail checken ervaar ik zelf niet als een extra druk. Het is iets leuk om te doen op dode momenten en het voorkomt een overladen mailbox als ik thuiskom. Het bevordert dus zeker mijn “kennis nemen van”, maar niet het beantwoorden of het ondernemen van actie.

    Read more