GTD: het emailmonster (1)
Of ik er nu met collega’s, studenten of vrienden over praat, iedereen lijkt het te bevestigen: email is een productiviteitkiller. Dat gegeven staat ook bijna dagelijks in de gazetten of wordt ondersteund door de zoveelste studie. En dan vraag ik mij af: waarom doen wij er niets aan?
Als ik mijn eigen situatie overloop, moet ik een duidelijk onderscheid maken tussen mijn privémail en mijn schoolmail.
Mijn privémail:
Ik gebruik meerdere mailadressen. Die adressen managen is op zich geen probleem. Ik werk intensief met de Google Apps (Business Standard Edition, oorspronkelijk Gmail for my domein), waardoor ik bijvoorbeeld al mijn eigen domeinnamen kan gebruiken, maar ook kan profiteren van alle Google webmail functionaliteiten en ook een klassiek emailprogramma (Thunderbird) kan inzetten.
Sinds ik kan internetten met mijn GSM, is mijn privémail checken (via Google webmail) zonder twijfel mijn meest uitgevoerde instructie op mijn telefoon. Mails beantwoorden via mijn mobiel, doe ik alleen in dringende gevallen. Mobiel privémail checken ervaar ik zelf niet als een extra druk. Het is iets leuk om te doen op dode momenten en het voorkomt een overladen mailbox als ik thuiskom. Het bevordert dus zeker mijn “kennis nemen van”, maar niet het beantwoorden of het ondernemen van actie.
Waar het helemaal fout loopt dit jaar, is mijn schoolmail. Ik zie zelf 2 grote oorzaken:
1) Het aantal studenten waaraan ik les geef, is meer dan verdubbeld.
2) Het aantal mails dat ik toegestuurd krijg, maar die helemaal niet voor mij bedoeld zijn, is enorm gestegen.
Voor mijn tweede punt bestaat er een eenvoudige oplossing. De zender van de mail zou preciezer kunnen om gaan met de bestemmelingen. De meeste van die mails worden verstuurd vanop onze elektronische leeromgeving. Het zijn berichten die als het ware geplaatst worden op de leeromgeving, maar die ook een mail (kunnen) genereren. Volgens mij realiseren veel collega’s zich dan ook niet naar wie ze allemaal een mail sturen, omdat het plaatsen van het bericht buiten de traditionele mailomgeving gebeurt. Het resultaat is wel inefficiënte berichtgeving voor alle betrokkenen (studenten en lesgever). Ik heb het al proberen aanhalen, maar voorlopig heb ik niet de indruk dat men de ernst van de situatie inziet.
Het eerste punt is een ander paar mouwen. Ik heb meer studenten (iets minder dan 300) dit jaar, dus logischerwijs ook meer mails. De afgelopen maanden heb ik al vaak zitten zoeken naar oplossingen. Mocht ik volgend jaar in een gelijkaardige situatie zitten, dan denk ik erover om een mailverbod in te voeren voor de meeste studenten. Ik zou dan eerder opteren voor het invoeren van voldoende spreekuren op school (= fysieke aanwezigheid).
Ik geloof dat email vaak een uiting is van een inefficiënte organisatie, zowel van jezelf als van de anderen. Ik heb mij dan ook voorgenomen om zowel de Pomodore Technique als Getting things done te lezen (tips via mijn Paircoaching vrienden Yves en Bernard). Aan het reorganiseren en verbeteren van mezelf kan is dus zeker nog werken.
Ondanks al mijn goede voornemens naar optimalisering, vrees ik toch dat ik een bepaalde verzadiging bereikt heb. Ik zal actie moeten ondernemen of verder verzuipen. Het emailmonster kan ik niet verslaan, maar ik wil het wel graag temmen.
We worstelen met dezelfde zaken. Ik heb vanochtend nog een verhandeling gehouden voor collega’s over het benutten van Ning als kennisplatform. Veel mensen ervaren het aanvankelijk als extra last (weeeeer iets moeten onthouden) maar als je laat zien wat ze er allemaal mee kunnen besparen op mailgebied etc, gaan er toch wel ogen glinsteren.
Het is ook zo taai om bijvoorbeeld Google Docs erin te krijgen. Iedereen stuurt maar tig versies rond van documenten terwijl dat allemaal zoveel makkelijker kan.
Het is echter een kwestie van tijd. Nieuwe generaties zien niet meer zo veel in mail en de samenwerkingstools winnen aan terrein, zij het langzamer dat wij willen.
En wij moeten leren niet overal over geattendeerd te willen worden 🙂
Ik lees nu overigens het boekje ‘op informatiedieet’….
@Edwin: ik heb een paar anti-ICT studenten die mijn opmerkingen over mail en informatiedieten bijzonder grappig vinden. Ze krijgen een beetje gelijk vinden ze zelf. Maar het zijn niet de tools die slecht functioneren, wel de mensen die ermee werken.
Maar er is nog veel werk aan de winkel…
Het leuke aan E-mail is dat het asynchrone communicatie is.Spijtig genoeg denken sommige mensen dat het syncrone communciatie is en verwachten ze directe feedback
Goed om te lezen dat Belgie ook op informatiedieet is 😉
Mijn nieuwste boek gaat nog een stap verder. Werktitel: “Organiseer jezelf”. Daarin pleit ik onder meer voor het kiezen van je informatiegebieden, je informatieprofiel beter aan anderen bekend maken en meer gebruik te maken van mensen. Dat doen we al zo lang we bestaan. We zijn het vergeten en denken dat IT of het Internet de oplossing bieden.
Tip: kijk ook eens op lifehacking.nl voor productiviteitstips. Gebaseerd op het bekende boek van David Allen Getting Things Done. Of lifehacker.com.
Van harte welkom op de lifeacademy.nl in Amsterdam op 17 april.
Verder zijn in NL enkele bedrijven -bijna- afgestapt van e-mail. XS4ALL heeft bedrijfsmatig een volledige chatomgeving ingericht. Mail is niet meer nodig, alleen voor de formele zaken (waar bv de overheid een brief voor zou sturen). Het hoofdkantoor van de Rabobank voert gefaseerd chatten in en ziet het e-mailgebruik dramatisch teruglopen. Alles onder de noemer ‘Unified communications’, het buzzwoord van 2008.
Overigens begrijp ik van mijn studenten dat de communicatievolgorde bij hen is: chat, SMS, telefoon en in het uiterste geval e-mail.