GTD: The Pomodoro technique

GTD (lees ook de vorige post) is een mogelijk framework om structuur aan te brengen, maar het is ook niet meer dan dat. Daarom is de pomodoro technique een interessante aanvulling.

GTD biedt bijvoorbeeld geen antwoord op de vraag of je nu eerst de vergadering van volgende week moet plannen of het familietripje voor volgende maand moet voorbereiden. Misschien raakt dat tripje maar niet rond omdat er nooit tijd ‘over’ is. Nochtans is het net dat ‘geen tijd hebben voor’ dat ons vaak ongelukkig maakt. Om uit de paper te citeren: “Leisure time is fuel for our minds. Without it, creativity, interest, and curiosity are lost, and we run ourselves down until our energy is depleted. Without gas, the engine won’t run.”

De pomodoro technique (beschikbaar onder Creative Commons) werd door de Italiaan Francesco Cirillo bedacht toen hij aan de universiteit studeerde. Hij merkte bij zichzelf op dat hij erg veel afgeleid was, weinig gemotiveerd en ook problemen had om zich te concentreren.

Wat is nu een pomodoro? Een pomodoro is een keukentimer. Die timer wordt ingesteld voor een periode van een half uur. De 30 minuten worden onderverdeeld in 25 minuten om te werken en een pauze van 5 minuten. Een zeer belangrijke regel bij het gebruik van deze techniek is dat een pomodoro nooit onderbroken kan worden. Zodra je afgeleid wordt (de bel, telefoon, collega) houdt de pomodoro op met bestaan en moet je een nieuwe instellen. Na het uitvoeren van 4 pomodoros wordt er aangeraden om een break te nemen van 15 tot 30 minuten. De pomodoro is dus een tijdseenheid waarbinnen je gaat werken.

De methode stelt zelf 5 grote doelen: uitvinden hoeveel tijd een activiteit kost, zicht krijgen op het aantal onderbrekingen die je ondervindt tijdens het werken, het aantal pomodoros leren vaststellen die je nodig hebt voor een bepaalde activiteit, pomodoros effectiever maken en een werkschema maken op basis van pomodoros.

Wie strikt de pomodoro technique volgt zal een soort van timesheet bijhouden en activiteiten in aantal pomodoros uitdrukken. Bijvoorbeeld: om les X voor te bereiden, besteed ik 1 pomodoro aan opzoekingswerk, 2 pomodoros aan het maken van een basisdocument en 1 pomodoro aan de afwerking. Na verloop van tijd zou het kunnen zijn dat ik een les voorbereiden ga meten als een opdracht waarvoor ik 4 pomodoros nodig heb. Als ik dan nog verder redeneer zou een productieve dag voor mij er kunnen uit bestaan als ik 3 lessen voorbereid krijg (en dus 3 keer 4 pomodoros heb afgelegd).

Een van de doelstellingen van de pomodoro technique die mij interesseert, is het aantal onderbrekingen tijdens de dag verminderen. Daar vallen zowel de onderbrekingen die je zelf veroorzaakt onder (wegklikken, stoppen om iets anders te doen, mail lezen, koffie halen, met de collega praten…) als diegenen door anderen geïnitieerd (een collega die met je komt praten, telefoon die rinkelt…). De interne onderbrekingen mogen niet uitgevoerd worden tijdens een pomodoro, maar je kan er wel een pomodoro voor voorzien. Mail lezen en beantwoorden zou een vaste pomodoro kunnen zijn die je voorziet tijdens de voormiddag en tijdens de namiddag. Daarnaast zou je ook 1 pomodoro kunnen voorzien om blogs te lezen of wat te twitteren. Voor externe onderbrekingen wordt er geadviseerd om deze zo weinig mogelijk toe te laten tijdens een lopende pomodoro.

Wie interesse heeft in de werkwijze kan de paper gewoon gratis downloaden. Ik heb de methode voor de vakantie al een beetje uitgeprobeerd en zou er nu graag verder met doen. De komende maanden moet ik niet alleen mijn tijd verdelen tussen 2 aparte jobs, maar ook nog tijd hebben om te studeren en nog zoveel meer. Vorig jaar voelde ik mij absoluut niet gelukkig met mijn tijdsplanning. Met de pomodoro technique hoop ik meer inzicht te krijgen in mijn eigen tijdsbesteding en deze relevanter te maken, maar ook die ‘eigen tijd’ een betere en bewustere plaats te geven.

Voorlopig slagen we er echter niet in om zo een echte tomatentimer te vinden (half Gent al afgelopen). Iemand een idee waar ik dat kan vinden? En neen, een timer in de vorm van een kieken of een ei is geen aanvaardbaar alternatief.