GTD: The Pomodoro technique

GTD (lees ook de vorige post) is een mogelijk framework om structuur aan te brengen, maar het is ook niet meer dan dat. Daarom is de pomodoro technique een interessante aanvulling.

GTD biedt bijvoorbeeld geen antwoord op de vraag of je nu eerst de vergadering van volgende week moet plannen of het familietripje voor volgende maand moet voorbereiden. Misschien raakt dat tripje maar niet rond omdat er nooit tijd ‘over’ is. Nochtans is het net dat ‘geen tijd hebben voor’ dat ons vaak ongelukkig maakt. Om uit de paper te citeren: “Leisure time is fuel for our minds. Without it, creativity, interest, and curiosity are lost, and we run ourselves down until our energy is depleted. Without gas, the engine won’t run.”

De pomodoro technique (beschikbaar onder Creative Commons) werd door de Italiaan Francesco Cirillo bedacht toen hij aan de universiteit studeerde. Hij merkte bij zichzelf op dat hij erg veel afgeleid was, weinig gemotiveerd en ook problemen had om zich te concentreren.

Pomodoro timer

Wat is nu een pomodoro? Een pomodoro is een keukentimer. Die timer wordt ingesteld voor een periode van een half uur. De 30 minuten worden onderverdeeld in 25 minuten om te werken en een pauze van 5 minuten. Een zeer belangrijke regel bij het gebruik van deze techniek is dat een pomodoro nooit onderbroken kan worden. Zodra je afgeleid wordt (de bel, telefoon, collega) houdt de pomodoro op met bestaan en moet je een nieuwe instellen. Na het uitvoeren van 4 pomodoros wordt er aangeraden om een break te nemen van 15 tot 30 minuten. De pomodoro is dus een tijdseenheid waarbinnen je gaat werken.

De methode stelt zelf 5 grote doelen: uitvinden hoeveel tijd een activiteit kost, zicht krijgen op het aantal onderbrekingen die je ondervindt tijdens het werken, het aantal pomodoros leren vaststellen die je nodig hebt voor een bepaalde activiteit, pomodoros effectiever maken en een werkschema maken op basis van pomodoros.

Wie strikt de pomodoro technique volgt zal een soort van timesheet bijhouden en activiteiten in aantal pomodoros uitdrukken. Bijvoorbeeld: om les X voor te bereiden, besteed ik 1 pomodoro aan opzoekingswerk, 2 pomodoros aan het maken van een basisdocument en 1 pomodoro aan de afwerking. Na verloop van tijd zou het kunnen zijn dat ik een les voorbereiden ga meten als een opdracht waarvoor ik 4 pomodoros nodig heb. Als ik dan nog verder redeneer zou een productieve dag voor mij er kunnen uit bestaan als ik 3 lessen voorbereid krijg (en dus 3 keer 4 pomodoros heb afgelegd).

Een van de doelstellingen van de pomodoro technique die mij interesseert, is het aantal onderbrekingen tijdens de dag verminderen. Daar vallen zowel de onderbrekingen die je zelf veroorzaakt onder (wegklikken, stoppen om iets anders te doen, mail lezen, koffie halen, met de collega praten…) als diegenen door anderen geïnitieerd (een collega die met je komt praten, telefoon die rinkelt…). De interne onderbrekingen mogen niet uitgevoerd worden tijdens een pomodoro, maar je kan er wel een pomodoro voor voorzien. Mail lezen en beantwoorden zou een vaste pomodoro kunnen zijn die je voorziet tijdens de voormiddag en tijdens de namiddag. Daarnaast zou je ook 1 pomodoro kunnen voorzien om blogs te lezen of wat te twitteren. Voor externe onderbrekingen wordt er geadviseerd om deze zo weinig mogelijk toe te laten tijdens een lopende pomodoro.

Wie interesse heeft in de werkwijze kan de paper gewoon gratis downloaden. Ik heb de methode voor de vakantie al een beetje uitgeprobeerd en zou er nu graag verder met doen. De komende maanden moet ik niet alleen mijn tijd verdelen tussen 2 aparte jobs, maar ook nog tijd hebben om te studeren en nog zoveel meer. Vorig jaar voelde ik mij absoluut niet gelukkig met mijn tijdsplanning. Met de pomodoro technique hoop ik meer inzicht te krijgen in mijn eigen tijdsbesteding en deze relevanter te maken, maar ook die ‘eigen tijd’ een betere en bewustere plaats te geven.

Voorlopig slagen we er echter niet in om zo een echte tomatentimer te vinden (half Gent al afgelopen). Iemand een idee waar ik dat kan vinden? En neen, een timer in de vorm van een kieken of een ei is geen aanvaardbaar alternatief.

U zegt?
  1. veedeo says:

    Het werkt voor mij ! Niet met de tomaat maar de methode ! Al 2 maanden zie ik mijn productiviteit omhoog gaan, de stress naar beneden. Ik sta er vooral van versteld hoeveel ik afgeleid word 🙂
    Ik weet jammer genoeg niet waar je een tomatentimer kan vinden, maar mijn wonderding is het simpele gratis software programma TinyAlarm 1.3. (voor mac). – Succes ! Oeps ! Time’s up ! Back to work 😉

  2. moqub says:

    bij electrolux kun je er een bestellen voor 2,75 (http://www.electrolux.nl/node323.aspx?wscid=14&wssubcid=12&wspartno=50286639005) – maar ook op Marktplaats worden ze aangeboden. Als ik google op kookwekker tomaat vind ik er al best veel 🙂

    Moqub

  3. ilse says:

    Niet voor het één of ander, maar de halve stad aflopen omdat het per sé een tomaat moet zijn, dat is niet echt efficient tijdsgebruik hoor. take the chicken and get over it, denk ik dan. 😛

  4. Smetty says:

    @veedeo: we noteren TinyAlarm voor op de Mac 🙂
    @moqub: online kopen was eigenlijk plan B. Ik dacht dat ze dat overal zouden hebben. Maar misschien is het wel stilaan tijd voor plan B ja nu de vakantie voorbij is.
    @ilse: De chicken technique klinkt toch echt niet he! Ik vermoed ook dat ik er nog niet taan toe ben om efficiënt tijdsgebruik ook toe te passen tijdens het winkelen. Daar kan voorlopig noch pomodoro noch chicken bij helpen.

  5. janien says:

    Mijn kookwekker tikt nog wel, maar loopt niet altijd af … Tijd voor zo’n mooie rooie pomodoro om tijd te besparen. Mijn kleinzoontjes zullen er gek op zijn, ‘vrees’ ik nu al. Die strakke witte die ik nu heb, steekt al de ogen uit.

  6. Peter says:

    Heb net een verhuis achter de rug en ik denk dat ik er en-passant een heb ingepakt. Maar ‘t kan ook een paprika zijn… 🙂 Als ik ‘m vind mag je ‘m hebben. Werkt dat spel ook onder water? Lang geleden dat we je daar hebben gezien. Ook iets om op je GTD-lijstje te zetten!

  7. Marina says:

    Hahaha. De pomodore moet je hélpen om tijd te besparen en dan moet je stad en land af om er ééntje te vinden! Of zou daar al een verborgen les in zitten 🙂

  8. Smetty says:

    @Peter: een pomodoro helpt niet om mensen onder water te lokken. Ik zet het echter wel op mijn lijstje. Beloofd.

    @Marina: zo een pomodoro wil ik gebruiken voor mijn werk. Alleen daar. Niet daarbuiten. Niet op restaurant, een gezellig avondje uit, maar ook niet bij het winkelen met vriendinnen. Gelukkig maar.

  9. Yves Hanoulle says:

    Joppe gebruikt “de tomaat” tegen woordig ook (soms) voor zijn huis werk.
    Bij mij werkt het het best als ik veel kleine taakjes te doen heb.

  10. Kaapse Haas says:

    Via de pomodoro-website is het complete pakket verkrijgbaar, inclusief die felbegeerde wekker + t-shirt! Wat wil je nog meer. Ook vind je hier uitgebreide uitleg, notitiebladen om zelf te printen en het boek (gratis) in pdf-formaat. http://www.pomodorotechnique.com/products.html Ik gebruik de methode sinds kort en merk nu al verschil! (Nee, ik heb geen aandelen…)

Trackbacks for this post

  1. Goed voorbereid en goed uitgerust terug naar school! « The Sausage Machine
  2. Het Grote Verlangen | De kracht van tomaten
  3. Smetty’s Soapbox » Blog Archive » No more tomatoes
  4. Smetty’s Soapbox » Blog Archive » GTD: met mijn kruistocht naar barcamp2 Ghent